直接從儀表板發送實體郵件 無需前往郵局。
上傳文件、回覆政府表格，透過五大快遞公司郵寄——無需前往郵局。完全在線管理您的業務，在辦公室、移動中或海外隨時隨地處理。
與 5 家主要快遞商合作配送
工作流程
三個步驟。無需前往郵局。
無論您是回覆政府表格、郵寄合約還是提交稅務申報——工作流程都是一樣的。
上傳您的文件
將PDF、Word文件或圖片拖放到您的MailMate儀表板中。需要填寫日語表格？只需上傳空白表格並提供詳細資訊——我們的雙語團隊會處理。
選擇快遞商
從日本郵政、Yamato、Sagawa、FedEx或DHL中選擇。需要帶有送達證明的掛號郵件（書留）用於政府備案？我們也能處理。
我們負責列印、打包和寄送
我們的團隊列印您的文件，準備郵寄，並通過您選擇的快遞商派送。您將獲得追蹤號、送達確認和儀表板中帶時間戳的記錄。
功能特色
後台辦公所需的一切。
寄送郵件功能整合到您已在使用的 MailMate 儀表板中，您可以在同一平台上接收和管理公司的所有來信。
日語表格填寫服務
稅務局更正通知（是正通知）、區役所登記、社會保險參保表——上傳空白表格，用英文提供詳細資訊，我們的雙語團隊會用日文填寫並寄出。
通過郵件回覆政府通知
當來自國稅局、法務局或養老金管理部門的通知到達您的 MailMate 收件箱需要回覆時，直接從該郵件項目中回覆。我們負責打印並將您的回覆郵寄回發件人。
帶時間戳的申報證明
每份提交都會獲得追蹤號和送達確認。對於掛號郵件（書留），您可以獲得蓋章確認和收件證明——對稅務和法律糾紛至關重要。
完整的合規存檔
所有收發郵件都集中在一個可搜尋的儀表板中。查看原始政府通知和您提交的回覆——為您的實體提供完整的往來記錄審計追蹤。
與您的稅務會計師或法律團隊共享
邀請您的稅理士（稅務會計師）、司法書士（司法書吏）或企業律師。他們可以在您的帳戶中查看來信、準備回覆和提交申報——完全的權限控制。
為什麼這很重要
完全在線管理您的企業。
在日本運營合同公司、股份公司或分支機構意味著政府機構通過郵件溝通。MailMate讓您無需造訪郵局即可運營企業。
從任何地方運營您的企業
提交稅務申報、回覆政府通知、提交註冊變更、發送合規文件——無論您在辦公室、外出還是國外。您企業的每項郵政義務都可以從儀表板上完成。
每份郵件的完整審計追蹤
每份來信和往來文件都被記錄、標記時間戳並可搜尋。準確瞭解收到的內容、回應時間以及未完成的事項。您發送的每份郵件都配有追蹤號和送達確認。
每月節省數小時
無需列印、裝信、排隊等候郵局或協調他人代辦。上傳、點擊發送，完成。曾經需要跑一趟的事情現在從儀表板上只需30秒。
待處理的郵件
需要回復的政府請求。
這些是送達您註冊地址的官方文件。每份文件都需要採取行動——通常需要透過郵寄方式回復書面文件。
| 發送方 | 收到的文件 | 所需行動 | 如果您忽視 |
|---|---|---|---|
| Tax Office (税務署) | Inquiry letter (お尋ね) | 確認收入、支出或特定交易 | 觸發正式稅務審查 (税務調査) |
| Tax Office (税務署) | Correction notice (是正通知) | 修正或解釋申報中的差異 | 國稅局發出強制重新評估及罰款 |
| Pension Service (年金機構) | Standard remuneration form (算定基礎届) | 報告每位員工的月薪以用於保險計算 | 保險費不正確、補交及追加費用 |
| Labor Bureau (労働局) | Labor insurance annual update (年度更新) | 根據實際工資重新計算勞工保險費 | 罰款、利息及可能的商業檢查 |
| Statistics Bureau (総務省) | Economic Census (経済センサス) | 報告員工人數、業務活動及收入 | 回復在法律上是強制性的——不遵守將被罰款 |
| METI (経済産業省) | Industry surveys | 報告運營、出貨或行業特定數據 | 後續聯繫及行政壓力 |
| Municipality (市区町村) | Business operation surveys | 確認員工人數、工資數據、工作場所詳情 | 行政後續；因地區而異 |
| Legal Affairs Bureau (法務局) | Correction request (補正通知) | 提供缺失的文件或修正登記申報中的錯誤 | 您的登記申請被拒絕 |
待處理申報文件
您的實體需要郵寄提交的文件。
這些文件不會自動送到您的信箱——您需要在截止日期前準備並寄出。
| 機構 | 文件 | 何時 | 優先級 |
|---|---|---|---|
| 稅務署 (稅務署) | 法人稅確定申報書 (法人税確定申告書) | 會計年度結束後2個月內 | 關鍵 |
| 稅務署 (稅務署) | 消費稅確定申報書 (消費税確定申告書) | 每年或每季度 | 關鍵 |
| 稅務署 (稅務署) | 藍色申報批准 (青色申告承認申請書) | 成立後3個月內 | 重要 |
| 法務局 (法務局) | 董事變更登記 (取締役變更届) | 變更後2週內 | 關鍵 |
| 法務局 | 總部遷移登記 (本店移転登記) | 遷移後2週內 | 關鍵 |
| 法務局 | 資本變更/公司章程修正 | 決議後2週內 | 重要 |
| 都道府縣稅務處 (都道府県税) | 都道府縣法人稅申報 | 每年 | 重要 |
| 養老金機構 (年金機構) | 社會保險加入 (新規適用届) | 招聘員工時 | 重要 |
| 勞動標準處 (労基署) | 勞動保險成立 (保険関係成立届) | 招聘後10天內 | 重要 |
| 市區町村 (市区町村) | 薪資支付報告書 (給与支払報告書) | 每年1月底前 | 重要 |
| 市區町村 (市区町村) | 營業處所登記 (事業所届) | 成立時 | 例行 |
風險所在
錯過截止期限，罰款迅速累積。
日本的稅務和公司登記規則對逾期或遺漏申報有嚴重後果。
無申報加算稅（無申告加算税）
錯過公司稅務申報截止期限，國稅局將對未繳稅款加收15%或更高的罰款。還會每日累加滯納稅（延滞税）。
遲延登記罰款（過料）
董事變更、地址遷移和資本變更必須在2週內申報。逾期將被法務局罰款，最高可達100萬日元。
忽視問詢函（お尋ね）
稅務部門的問詢函在技術上屬於非正式文件——但忽視它會被視為拒絕配合。下一步將是正式的稅務調查（税務調査），可能導致重新評估和處罰。
適用人群
為在日本經營商業實體的任何人而設計。
無論您身在東京、大阪還是海外——只要您經營合同會社、株式會社或分支機構，Send Mail 都能讓您從儀表板上處理所有郵寄義務。
合同會社及株式會社經營者
處理年度稅務申報、董事變更登記、社會保險報名和區公所信函——完全在線完成。無需前往郵局、無需列印、無需郵票。
外資分支機構
提交企業所得稅申報表、回復都道府縣稅務通知、向法務局提交登記變更——全部可在世界任何地方的辦公室完成。
會計及律師事務所
管理多個客戶企業的申報？使用 MailMate 作為企業秘書平台——代表客戶提交申報、追蹤提交狀態，並為每個實體保留完整的審計跟踪。